紙とExcelの業務を会社専用のシステムにまとめる方法｜選ぶ前の5つの確認点

2026/10/20

【要点】
・紙・Excel・メールに業務がばらけていると、探す・転記する・確認する時間が積み上がります
・会社専用のシステムには、作り方がいくつかあり、定額制で任せる方法もあります
・導入を選ぶ前に、5つの確認点を見ておくと判断しやすくなります

配車表はExcel、請求書は紙、連絡はメールとLINE。気づけば、同じ情報を何か所にも入力している。そんな現場は、運送・倉庫・工場・病院など、多くの会社にあると思います。

手作業が悪いわけではありません。ただ、人が減る中で同じやり方を続けるのは、だんだん厳しくなります。

野村證券のリテール営業で全国約7,000名中1位を4度。いまは代理店開拓で中小企業の販路をつくる会社「コミッターズ」を経営しています。川口です。

今日は、紙とExcelで回している業務を、会社専用のシステムにまとめる方法を整理します。

この記事の流れ

業務がばらけていると、どこで時間が消えるのか
業務の見直しが、あらためて求められている背景
会社専用のシステムをつくる、主な方法
導入を選ぶ前に確認したい5つのこと
定額制システム開発という選択肢
まずは、いちばん時間を取られている作業を1つ、書き出してみてください

業務がばらけていると、どこで時間が消えるのか

紙・Excel・メールで業務を回している会社では、次のような時間が積み上がりがちです。

・同じ内容を、別の帳票に写す時間

・最新のファイルがどれかを探す時間

・数字が合わないときに、突き合わせる時間

・担当者しか分からない運用を、引き継ぐ時間

1回あたりは数分でも、毎日、複数人で続くと大きな負担になります。しかも、こうした作業は「みんなやっているから」と、見直されにくいものです。

業務の見直しが、あらためて求められている背景

老朽化した業務システムや、属人化した運用の問題は、以前から指摘されています。経済産業省のDXレポートでは「2025年の崖」として、古いシステムが残ると、2025年以降に最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性があると示されました。

また、運送業では2024年4月から、トラックドライバーの時間外労働に年960時間の上限が適用されています。限られた時間で回すには、配車や事務作業の無駄を減らすことが、これまで以上に大事になります。

自社の現場に当てはめるとどうか、という目で見てみてください。

会社専用のシステムをつくる、主な方法

業務をまとめる方法は、大きく4つあります。

1つ目は、市販のパッケージソフトを使う方法です。早く始められる反面、自社の流れをソフトに合わせる必要があります。

2つ目は、ノーコードなどのツールで、自分たちで組む方法です。費用は抑えやすい一方、作る担当者の時間が必要です。担当者が異動したり辞めたりすると、保守が止まるおそれがあります。

3つ目は、システム会社に開発を依頼する方法です。自社の流れに合わせて作れますが、作って終わりになりやすく、変更のたびに追加の相談が要ります。

4つ目は、月額の定額制で、開発と改修を続けて任せる方法です。作ったあとの手直しを前提にしているのが特徴です。

どれが正解、ということはありません。会社の規模、現場の人数、社内にITの担当がいるかどうかで、向き不向きが変わります。

導入を選ぶ前に確認したい5つのこと

方法を選ぶ前に、次の5つを確認してください。

いま、どの業務が、紙・Excel・メールのどこに散らばっているか
その中で、いちばん時間を取られている作業は何か
現場の人が、実際に使い続けられる画面や操作か
作ったあとに、直してもらえる体制があるか（頻度と窓口）
合わなかったときに、やめられる条件になっているか

とくに大事なのは、3番と5番です。システム開発で一番もったいないのは、作ったのに現場で使われないことです。使われなければ、費用だけが残ります。始める前に、やめ方まで確認しておくと安心です。

自社の場合にどう進めればよいか、一緒に整理したい方へ。コミッターズでは、販路づくりや営業の進め方について、60分の無料相談を行っています。ご希望の方は、お問い合わせフォームからご連絡ください。

定額制システム開発という選択肢

ここまでの整理を踏まえて、私たちがご案内している定額制のシステム開発を紹介します。

紙・Excel・メールでばらばらになっている業務を、御社専用のシステムにまとめます。土台にしているのはFileMakerです。

特徴は次のとおりです。

・月額の定額制です

・気に入らなければ、初月は返金されます。途中解約もできます

・月2回、エンジニアが会社に訪問します。技術的な相談は無制限です

・開発実績は100件以上、開発歴は13年です

・運送業や倉庫管理での導入事例があります

お話を伺うのは、地方の運送会社、工場、倉庫、病院など、紙とExcelで業務を回している会社の方です。料金は、業務の範囲をうかがってからご案内します。

まずは、いちばん時間を取られている作業を1つ、書き出してみてください

導入を決める前に、まず、自社でいちばん時間を取られている作業を1つ、書き出してみてください。何を、誰が、どのくらいかけているか。それが見えれば、システムにするべきか、やり方を変えるだけで済むかも判断できます。